Ben je klaar voor de elektronische facturatie en zonder e-invoicing geen btw-aftrek meer voor de ontvanger van de factuur en de oplegging van een boete?
Vanaf 1 januari 2026 wordt het verplicht voor Belgische btw-plichtige ondernemingen om gestructureerde digitale facturen uit te wisselen in een b2b-context. Hoe kan een onderneming zich efficiënt voorbereiden op deze nieuwe verplichting en waarmee moet rekening gehouden worden?
Een gestructureerde elektronische factuur is een factuur die in een door Europa voorgeschreven gestructureerd elektronisch formaat wordt opgemaakt. Alle gegevens die op de factuur vermeld moeten worden (zoals de gegevens van de leverancier en klant, het product, de prijs, de btw-tarieven, enz.) worden gecodeerd verzonden, samen met een visuele weergave van de factuur.
Een factuur in bijvoorbeeld pdf-, Word- of Excel-formaat is geen geldige elektronische factuur!
Voor particuliere klanten (b2c) blijft het mogelijk om een papieren factuur of bijvoorbeeld een pdf te sturen.
Als een onderneming niet btw-plichtig is (of vrijgesteld), geldt de verplichting om elektronisch te factureren niet.
De verplichting is vooralsnog geen internationale verplichting. Voor transacties met bedrijven in andere landen is het niet nodig om gestructureerde digitale facturen te versturen, hoewel het natuurlijk mogelijk is als het systeem het toestaat.
Als vanaf 1 januari 2026 geen gebruik wordt gemaakt van gestructureerde elektronische facturen in b2b-relaties, kan de ontvanger van de factuur de btw die hij betaalt niet terugvorderen. Alleen de btw op een 'conforme' factuur (die zowel qua vorm als qua inhoud voldoet aan alle wettelijke eisen) is aftrekbaar.
Het uitreiken van een niet-conforme factuur kan bovendien leiden tot een boete.
Zie de link: Valt mijn bedrijf onder de verplichte B2B e-facturatie? - e-factuur
Meer informatie over e-invoicing: https://youtu.be/t7zXNnPmORM
Hoe werkt Kyte (= een e-invoicing optie) gekoppeld aan Clearfacts? https://clearfacts.be/nl/kyte/
Om de overgang vlot te laten verlopen en om bedrijven bij die overgang te ondersteunen, lanceren de FOD Financiën en de FOD Economie een sensibiliseringscampagne via de website http://efacture.belgium.be.
De site voorziet in :
- een zeer gedetailleerde FAQ;
- een contactpagina;
- een stappenplan.