Boetes tussen de € 50,00 en € 1.250,00 voor elke terugbetaling van werkelijke kosten bij niet-vermelding op een fiche?

Wij verwijzen hiervoor ook naar het artikel "Opnieuw zeer strenge ficheverplichtingen" uit onze laatste nieuwsbrief van vorig jaar. Vanaf 2022 moeten alle terugbetaalde kosten forfaitair of op basis van bewijsstukken, opgenomen worden op een fiche. De fiscus wenst te vermijden dat, en te controleren of, je bepaalde kosten dubbel terugbetaald, zijnde op basis van bewijsstukken die eigenlijk al worden vergoed via de forfaitaire kostenvergoeding.

Om aan administratieve boetes tot € 1.250,00 te ontsnappen moet je:

- de terugbetaling van kosten aan je personeel of aan jezelf in goede banen leiden;
- dit tijdig doorgeven aan je sociaal secretariaat die hiervoor een fiche opmaakt.

Om te beginnen zijn er een aantal mogelijkheden die moeten voorkomen dat er onkosten door het personeel zelf of door jou privé moeten worden terugbetaald zijnde:

- Doe zoveel mogelijk (beroeps)aankopen voor de onderneming rechtstreeks en betaal die rechtstreeks via overschrijving, bank of kredietkaart van de onderneming zelf;

- Vermijd zoveel mogelijk cashbetalingen van facturen, want de fiscus viseert ook de rekening-courant;

- Vermijd zoveel mogelijk cashbetalingen van parkeertickets, brandstof, restaurantnota’s,…;

- Houd je een kassa bij, vergeet niet om uitgaven die cash betaald worden hierin te vermelden;

- Voor de terugbetaling van brandstof: steeds met een tankkaart op naam van de vennootschap werken;

- Komen bepaalde kleine uitgaven geregeld terug, betaal deze privé en werk met een maandelijkse forfaitaire onkostenvergoeding;

- Kleine uitgaven voor maaltijd, dranken, …, kan je vergoeden via een forfaitaire binnenlandse vergoeding van € 17,75/dag, indien je minstens 5 uur op de baan bent.

Belangrijk is dit goed te bekijken en te organiseren. Goed begonnen, is half gewonnen.