Een verplichte digitale mailbox voor elke zelfstandige vanaf 1 januari 2026?

Sinds 2018 is er de persoonlijke eBox (https://myebox.be) voor burgers, een digitale brievenbus voor officiële communicatie, zoals aanslagbiljetten, attesten en getuigschriften. Naar aanleiding hiervan werd ook de e-Box Enterprise (https://www.eboxenterprise.be) opgericht, een aparte mailbox voor de communicatie tussen bedrijven en officiële instanties.

In deze laatste mailbox komen documenten zoals het aanslagbiljet voor de vennootschapsbelasting of de herinnering om de jaarrekening in te dienen. Diverse overheden, zoals de FOD Economie, FOD Financiën en FOD Justitie, maken gebruik van de e-Box Enterprise. De fiscus heeft recentelijk aangegeven dat vanaf 4 maart 2025 meldingen en documenten naar geactiveerde e-Box Enterprises zullen worden gestuurd (https://bit.ly/4jeueeO).

Ook sociale zekerheidsinstellingen (RSZ, RVA, RIZIV, ...) en regionale overheden sturen documenten, betalingsuitnodigingen, meldingen, attesten, rapporten en herinneringen naar deze zakelijke brievenbus. Een overzicht van alle afzenders is te vinden op https://www.eboxenterprise.be/nl/e-box-afzenders.html.

Het gebruik van de e-Box Enterprise is een stap in de richting van een papierloze en duurzame bedrijfsvoering. Oorspronkelijk zou het gebruik verplicht zijn vanaf 1 januari 2025 voor elke Belgische onderneming of houder van een ondernemingsnummer. Het regeerakkoord stelt nu echter 1 januari 2026 als de datum waarop het verplicht wordt.

Het is raadzaam om de e-Box Enterprise alvast te activeren, mocht dat nog niet gebeurd zijn. Dit kan via de knop op de homepagina. Alleen de wettelijke vertegenwoordiger van het bedrijf (zoals geregistreerd in de Kruispuntbank van Ondernemingen) kan de activering doen met zijn eID of via Itsme. Daarna kunnen anderen, zoals een cijferberoeper, toegang krijgen tot de brievenbus.

Het is mogelijk om aan te geven dat alle overheidsdocumenten (indien beschikbaar) enkel digitaal ontvangen moeten worden in de e-Box Enterprise. Dit kan via de optie 'Totaal digitaal' in de sectie ‘Beheer e-Box’. Hierdoor ontvangt een bedrijf voortaan geen papieren documenten meer. Let wel, deze keuze is definitief en kan niet ongedaan gemaakt worden.