Verplichte elektronische facturatie vanaf 1 januari 2026?

Eind 2022 heeft de Europese Commissie een reeks maatregelen voorgesteld om het EU-systeem voor btw beter te laten werken voor bedrijven en beter gewapend te zijn tegen fraude, door digitalisering te bevorderen. Deze maatregelen werden gebundeld in het Vida-pakket (VAT in the Digital Age). Dit pakket betekent onder meer de verplichting tot het uitreiken van gestructureerde elektronische facturen (e-invoicing).

Eind vorige maand keurde de ministerraad een voorontwerp van wet goed dat het gebruik van e-invoicing verplicht voor facturatie tussen ondernemingen. Zoals in onze nieuwsbrief van augustus werd vermeld was het eerst de bedoeling dat België e-invoicing gefaseerd zou invoeren in functie van de omzet, te beginnen met de grootste ondernemingen, om vervolgens stelselmatig de verplichting uit te breiden. Uiteindelijk werd dan vorige maand beslist dat alle btw-plichtigen uiterlijk vanaf 1 januari 2026 gestructureerd elektronisch moeten gaan factureren indien het om b2b-transacties gaat (facturatie tussen ondernemingen).

Het volstaat dan niet langer om je factuur te scannen en als pdf-bestand aan een e-mail toe te voegen. Er dient vanaf 2026 gewerkt te worden met een zogenaamde XML-factuur die voldoet aan de Europese norm (PEPPOL). PEPPOL of Pan-European Public Procurement On-Line, is een protocol en netwerk waarmee bedrijven en overheden in heel Europa facturen op een veilige manier real-time kunnen uitwisselen.

Om elektronisch te factureren heb je volgende tools nodig:

- een ERP-pakket of tool om een factuur in het juiste formaat aan te maken;
- toegang tot het PEPPOL-netwerk;
- een documentverwerkingstool.

Wij raden alvast aan te starten met de implementatie van het PEPPOL-formaat, want digitaal werken werkt het best als het van twee kanten komt. Met andere woorden: al je leveranciers moeten mee willen. Ontvang je van hen nog facturen op papier of in pdf via e-mail, vraag hen je in de toekomst ook een XML-factuur te bezorgen.