Inleiding

Wat verandert er concreet?

Wat verandert er concreet in mijn facturatieproces door de verplichte PEPPOL-regeling?

·         Facturen moeten digitaal via PEPPOL worden ingediend.
·         Het formaat moet voldoen aan de PEPPOL-norm.
·         Een Access Point is vereist voor verzending.
·         Papieren en handmatige facturen zijn niet langer toegestaan.

Welke informatie moet ik op mijn factuur vermelden om te voldoen aan de PEPPOL-standaarden?

Categorie - Vereiste gegevens

Basisgegevens: Factuurnummer, factuurdatum, vervaldatum

Verkoper & koper: Naam, adres, btw- of ondernemingsnummer van beide partijen

Financiële gegevens: Beschrijving van de geleverde goederen/diensten

Aantal

Prijs per eenheid en totaalbedrag

Btw-tarieven en -bedragen

Eventuele kortingen of toeslagen

Bank- en betalingsgegevens: IBAN/BIC (indien van toepassing), Betaalvoorwaarden

Technische eisen: Formaat: UBL (Universal Business Language)

Verzending via een PEPPOL Access Point

Wat gebeurt er als ik mijn facturen niet via PEPPOL verstuur na 2026? Komen daar boetes of sancties bij?

Het niet voldoen aan deze verplichting kan resulteren in sancties, zoals boetes van €50 tot €5000.

 Kan ik nog steeds facturen per e-mail versturen?

Technisch kan dat nog, maar wanneer PEPPOL verplicht wordt (vooral bij overheden), zullen facturen die niet via PEPPOL verstuurd worden geweigerd. Het is dus aangeraden zoveel mogelijk over te schakelen.

Techniek en controle

Hoe worden PEPPOL-facturen verzonden?

Facturen worden via een gecertificeerd Access Point binnen het PEPPOL-netwerk verzonden.

Jouw softwareprovider of boekhoudpakket zorgt meestal voor de verbinding met een Access Point.

Wat als mijn klant (nog) geen PEPPOL gebruikt?

Geen probleem! De meeste systemen kunnen nog steeds klassieke pdf-facturen genereren naast PEPPOL. Het is wel handig om zoveel mogelijk klanten te overtuigen om PEPPOL te gebruiken voor efficiëntie.

Hoe weet ik of mijn facturen correct zijn aangekomen via PEPPOL?

 Is er een manier om dit te controleren?

 Je kunt de ontvangst van de PEPPOL-factuur controleren door:

·         Een ontvangstbewijs te krijgen van de ontvanger.
·         De status te controleren via je Access Point.
·         Controleer foutmeldingen op uw Access Point.

Kan ik ook internationaal e-facturen versturen via Peppol?

Dat kan zeker: Peppol is een wereldwijde berichtenstandaard. In de internationale Peppol Directory kunt u op naam zoeken naar overheden, dienstverleners en bedrijven die via het Peppol-netwerk documenten (zoals facturen) kunnen ontvangen.

Software en toepassingen

Ik heb al de software ‘Eenvoudig factureren’, moet ik dan alsnog een digitale brievenbus hebben?
Met 'EenvoudigFactureren' heb je de mogelijkheid om je verkoopfacturen digitaal te verzenden en, indien gewenst, te verbinden met platforms zoals ClearFacts, zodat je boekhouder deze efficiënter kan verwerken.

Een afzonderlijke digitale brievenbus is vereist en kan extra voordelen opleveren, afhankelijk van jouw unieke wensen en de systemen die jouw klanten of leveranciers gebruiken.

Ik kan facturen versturen maar niet ontvangen, wat moet ik doen?

Als je wel facturen kunt versturen maar niet ontvangen via PEPPOL, controleer dan of je bedrijf correct is geregistreerd als ontvanger in het PEPPOL-netwerk.

Wat is Kyte en voor wie is het geschikt?

-          Kyte is een softwaretoepassing die toelaat om eenvoudige verkoopfacturen op te stellen en te versturen naar professionele klanten.

-          Kyte is voornamelijk geschikt voor freelancers, zelfstandigen en kleine ondernemingen die diensten verkopen en factureren.

Verstuurt Kyte ‘digitale’ facturen die aan de wettelijke vereisten voldoen?

Inderdaad, je kunt digitale facturen, ook wel e-facturen genoemd, versturen via Kyte, die voldoen aan de wettelijke vereisten voor elektronische facturatie die van kracht worden vanaf 01.01.2026.

Komen de verkoopfacturen die ik met Kyte verstuur ook in mijn boekhouding terecht?

Inderdaad, Kyte zorgt ervoor dat je verkoopfacturen automatisch in je boekhouding worden opgenomen via het Clearfacts-klantenportaal. Er zijn geen aanvullende acties vereist.

Hoeveel kost Kyte (Clearfacts)?

Voor het gebruik van Kyte betaal je 5,99 Euro per maand (excl. Btw) ongeacht het aantal opgestelde facturen of gebruikers.

PROMO: voor alle registraties in 2024 en 2025 betaal je slechts € 4,99 per maand (vanaf 2026 betaalt iedereen € 5,99 per maand).

Maak je gebruik van specifieke software (facturatiesoftware, boekhoudsoftware, ERP, …) ? 

1)      Gebruik je momenteel Word of Excel voor jouw facturatie?

-          Kies een softwarepakket uit de lijst met conforme softwaretoepassingen.

 2)      Gebruik je specifieke facturatie- of boekhoudsoftware?

-          Controleer of jouw software op de lijst met conforme softwaretoepassingen staat:

-          Ja: Controleer of de software zowel het verzenden als ontvangen van gestructureerde elektronische facturen ondersteunt.

-          Neen: overweeg dan om de overstap te maken naar andere software. 

Kan ik met CodaBox Voilà ook facturen versturen?

Nee, CodaBox Voilà is alleen bedoeld voor het ontvangen van facturen van leveranciers en het automatisch doorsturen naar ClearFacts.

Bijzondere situaties

Ik ben niet btw-plichtig (artikel 44), moet ik Peppol gebruiken?

Neen, het versturen via het Peppol-netwerk is enkel verplicht voor btw-vrijgestelde en btw-plichtige ondernemers. 

Wat met ondernemers die btw-vrijgesteld zijn?

Ook btw-vrijgestelde ondernemers (met omzet onder €25.000 per jaar) zijn verplicht om vanaf 2026 via PEPPOL te factureren.
 

Wat met facturen buiten de EU, zoals naar het Verenigd Koninkrijk of de Verenigde Staten?

Deze landen zitten (meestal) niet in het Peppol-netwerk. Je blijft factureren aan deze ondernemers via PDF.
 

E-facturatie is nu al verplicht voor B2G, en binnenkort ook voor B2B. Wat geldt er voor B2C? Voor B2C (facturering aan consumenten, particulieren) is e-invoicing niet noodzakelijk. Je kunt aan particulieren blijven factureren op de huidige manier (PDF, papier, enzovoort).

Ik ontving tot nu toe alle facturen via Doccle, gaat dat nu niet meer?

Ja, je kunt nog steeds facturen ontvangen via Doccle. Vanaf 2026 wordt e-facturatie via het PEPPOL-netwerk verplicht voor alle Belgische btw-plichtige ondernemingen.

Registratie en aansluiten

Waar kan je je registreren bij Peppol?

Via je boekhoudsoftware. Je kan niet rechtstreeks aansluiten bij Peppol, het moet via software.